Aplikasi HRD: Menjawab Tren di Bidang HR


Belakangan bidang SDM atau HRD mengalami eskalasi dalam sistem tata kelolanya melalui aplikasi atau software berbasis cloud. Hal tersebut bukan hanya memberikan kemudahan dan kerampingan dalam bidang HRD namun proses bisnis secara keseluruhan.

Kualitas tata kelola HR akan mempengaruhi langsung kepada karyawan. Di mana peran HR bukan hanya mengelola operasional namun juga mengembangkan potensi dari SDM yang ada.

Misalnya mencegah turnover rate dengan mengelola benefit dan juga kompensasi karyawan, memberikan fleksibilitas dan kemudahan kerja, transparansi, hingga pengelolaan perpajakan.

Seluruh hal tersebut akan sulit dilakukan jika sebuah perusahaan masih menggunakan sistem tata kelola SDM yang konvensional karena membutuhkan data yang terintegrasi.

Bayangkan jika Anda mengelola benefit, kompensasi, absensi, dan payroll tanpa adanya sistem data yang terintegrasi. Hal tersebut akan memakan waktu lama dan karena tidak terintegrasi sangat mungkin terjadinya human error.

Hal tersebut juga ditegaskan dalam sebuah penelitian bahwa menggunakan teknologi pada kegiatan HR mampu memangkas waktu hingga 60%.

Penggunaan sistem aplikasi HRD bukan hanya mempermudah pengerjaan karyawan HR saja namun sekaligus menjawab tantangan HR yang terus berkembang.

Lantas, apa saja tantangan yang dapat dihadapi dengan penggunaan aplikasi HRD atau HRIS (Human Resource Information System)?

Perkembangan Kebutuhan

Tantangan pertama yang bisa dihadapi dengan menggunakan aplikasi HRD adalah perkembangan kebutuhan karyawan yang semakin kompleks dan banyak.

Saat ini terutama di masa depan, karyawan tidak hanya bekerja dan digaji, namun ada banyak kebutuhan yang harus diperhatikan guna mensejahterakan kehidupan karyawan.

Salah satu yang paling penting dan saat ini terjadi adalah ketika pandemi. Mungkin beberapa memutuskan untuk melakukan lay-off, namun bagi yang mempertahankan karyawannya, memenuhi kebutuhan di masa pandemi menjadi paling utama.

Salah satunya adalah akses benefit karyawan dimana perusahaan dapat memberikan kemudahan bagi karyawan untuk memenuhi kebutuhan baik yang urgensi maupun tidak atau yang berhubungan langsung dengan perusahaan atau tidak.

Contohnya adalah pemberian pulsa untuk kebutuhan WFH, penebusan obat, atau jika karyawan berisiko terkena virus, Anda bisa memberikan biaya testing kepada karyawan.

Kebutuhan Perusahaan

Selain memenuhi kebutuhan karyawan, sistem aplikasi HRIS atau HRD juga memungkinkan perusahaan mampu memenuhi kebutuhan administratif baik ke dalam internal perusahaan maupun pemerintah dengan mudah dan cepat.

Berbeda dengan cara konvensional yang dimana perhitungan gaji seringkali mengalami kesalahan misalnya data absensi yang kurang akurat, salah penempatan gaji sesuai jabatan, hingga telat pembayaran gaji. Tidak berbeda juga dengan konsolidasi pajak. Perusahaan seringkali kesulitan dalam perhitungan perpajakan.

Dengan aplikasi HRIS atau HRD perusahaan bisa membuat laporan penggajian dan performa karyawan secara komprehensif dan otomatis kepada internal perusahaan. Selain itu, Perusahaan juga dapat dengan mudah melakukan konsolidasi perpajakan.

Transparansi dan Integrasi Data

Di era sekarang, perubahan dan tempo kerja yang cepat membuat aksesibilitas data menjadi penting bagi karyawan.

Aplikasi HRD memungkinkan karyawan untuk mengakses data HR secara mandiri dimana penggunaan dan aksesibilitas data tetap berada di bawah kendali perusahaan.

Transparansi data penting bagi karyawan karena mereka dapat melakukan berbagai aktivitas kekaryawanan tanpa batasan birokrasi. Keterbukaan data juga merupakan hak yang sepatutnya diterima oleh karyawan.

Transparansi juga dapat membangun kepercayaan karyawan yang akan berdampak pada engagement karyawan dan tentu ini akan mempengaruhi produktivitas dan loyalitas karyawan.

Selain transparansi, integrasi data juga menjadi penting untuk kecepatan dan aksesibilitas. Begitu banyak faktor data dalam perhitungan gaji membuat perusahaan untuk melakukan konsolidasi data dan tentu akan menimbulkan risiko kehilangan data atau human error.

Transparansi dan integrasi data juga memungkinkan perusahaan untuk mencegah adanya fraud terutama dalam hal absensi dan reimbursement.

Dengan data yang transparan dan terintegrasi perusahaan juga dapat dengan mudah menganalisis masalah yang terjadi pada pengelolaan karyawan. Perusahaan juga bisa lebih fokus dengan hal-hal strategis misalnya pengembangan karyawan atau bisnis.

Aplikasi HRD: Membeli atau Menyewa?

Jika dihadapi oleh kedua pilihan, maka jawaban yang lebih baik adalah menyewa. Hal tersebut karena lebih murah, praktis, dan juga tidak membutuhkan SDM tambahan.

Sebenarnya, ada dua cara untuk membangun sistem aplikasi HRD yaitu dengan membeli infrastruktur atau on-premise dan menyewa jasa pihak ketiga atau by software as a service.

On-premise dimana perusahaan membangun sistem secara mandiri dengan membeli infrastruktur sendiri. Dengan begitu data dikelola secara independen oleh perusahaan.

Berbeda dengan software as a service (SaaS) dimana perusahaan hanya berperan sebagai pengguna sedangkan data diolah oleh sistem pihak ketiga.

Aplikasi HR on-premise cenderung lebih mengeluarkan biaya lebih karena membutuhkan biaya perawatan, tenaga ahli, dan juga infrastruktur yang dibeli. Risiko mati listrik internal juga menjadi kekurangan tersendiri.

Sedangkan SaaS Anda hanya berperan sebagai pengguna. Meski data dikelola oleh pihak ketiga, data yang disimpan pun tetap aman. Maka pastikan Anda memilih SaaS yang memiliki lisensi dari otoritas setempat dan tersertifikasi ISO 27001 seperti Talenta.

Talenta adalah software as a service di bidang HR yang telah mendapatkan izin KOMINFO dan tersertifikasi ISO 27001 sehingga data dapat dijamin keamanannya.

Telanta juga memiliki fitur lengkap untuk menjawab tren di bidang HR seperti konsolidasi data otomatis untuk perhitungan gaji yang komprehensif dengan pajak.

Selain itu dengan Talenta Anda bisa melakukan work from home kepada karyawan-karyawan Anda dengan sistem absensi online secara real-time yang dilengkapi oleh GPS. Temukan fitur lain Talenta di sini dan dapatkan free demo Talenta di sini.

Belum ada Komentar untuk "Aplikasi HRD: Menjawab Tren di Bidang HR"

Posting Komentar

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel